Книга Стрессоустойчивость. Как сохранять спокойствие и эффективность в любых ситуациях - Шэрон Мельник

Выполнив это упражнение, Стейси («точка горизонта» которой визуализировалась в качестве «вершины горы») изменила свою линию поведения: теперь она давала стратегические советы, но не погружалась при этом в технические детали контрактов. Она перестала стремиться к тому, чтобы за всем следить и все улаживать. Отныне она видела свою ценность в том, чтобы объяснять коллегам по бизнесу способы решения их проблем. Она осознала свою значимость как руководителя и тот вклад, который она могла внести, «дирижируя симфонией» и выступая в поддержку своей команды вместо того, чтобы делать всю работу самостоятельно. Стейси начала более четко формулировать цели для своих непосредственных подчиненных, обучала их мыслить, как она, а также стимулировала их нести ответственность за свою работу вместо того, чтобы выполнять всю работу за них. Она больше не пускает на самотек неудовлетворительную работу подчиненного, если такая работа нуждается в ее критике. Она не стесняется обращаться к своему руководителю для разъяснения своих приоритетов. Отныне она фильтрует все свои задания: делит их на задачи высокой и низкой значимости. Стейси сделала вывод: «Теперь я более тщательно обдумываю каждое свое действие и я стала гораздо лучше себя чувствовать. Я научилась в полной мере контролировать свою рабочую нагрузку». Она больше не задерживается на работе допоздна и отныне может проводить больше времени с семьей. «Я делаю достаточно для того, чтобы вечером спокойно отправляться домой: каждый день я продвигаюсь на шаг вперед. После рабочего дня я покидаю офис с чувством удовлетворения», – отмечает Стейси. Когда она начала рассматривать свой трудовой процесс с выгодной позиции «вершины горы», ей удалось выработать концепцию реорганизации команды компании и предложить ее своему боссу. (Он одобрил ее предложение и назначил руководителем трех групп сотрудников.)

Насколько существенного снижения стресса и повышения эффективности вы можете добиться, выполняя это упражнение?

Если вы все еще вынуждены заниматься несколькими задачами, каждая из которых в равной степени требует вашего внимания, постарайтесь эффективно распределить свое рабочее время между этими разными проектами и разной ответственностью. Это можно сделать несколькими способами – выберите подход, соответствующий вашему стилю работы или конкретной ситуации. Эффективные сотрудники, как правило, определяют, какой проект для них наиболее важен, а затем, не жалея сил и времени, доводят его до конца. Рич Шефрен нашел самый быстрый способ достижения результата, когда перед вами стоит выбор из нескольких проектов. Если у вас есть три проекта («A», «Б» и «В»), выполнение каждого из которых займет три недели, вместо того чтобы делать по одной трети каждого проекта каждую неделю на протяжении девяти недель, посвятите все свое внимание проекту A прежде чем переходить к проекту Б. Уже через три недели вы заметите результат!

Если в компании вы выполняете несколько функций или если работаете на себя, вы можете разделить свой день (или неделю) на отрезки времени, посвященные исключительно одному виду деятельности. Если вы владелец бизнеса, можете посвятить вторник и среду встречам с клиентами, а четверг – анализу результативности таких встреч. Перенесите все свои встречи по продажам в определенном регионе на определенный день.

Если вы подчиняетесь нескольким руководителям, определите для себя, кто из них в большей степени способен повлиять на вашу премию или продвижение по карьерной лестнице – в первую очередь выполняйте работу, которую вам поручил именно этот руководитель!

Постоянно анализируйте список ваших дел и не сходите с выбранного пути. Окружите себя людьми, которые относятся к важным для них задачам с такой же самоотдачей. Проведите в команде обсуждение, чтобы разграничить приоритетные и незначительные задачи, и постарайтесь исключить из списка ненужные вам проекты. Такая работа может оказать жизнеутверждающий эффект!

Уделите время (или выделите время в будущем) созданию списка приоритетных и незначительных задач. Используйте рис. 5.2, чтобы выделить время для значимой работы в последующие две-четыре недели. Отложите в сторону задачи низкой ценности.

Рис. 5.2. Запишите свои планы, которые помогут вам правильно расставить приоритеты

В: Как быть, если все задачи в моем списке дел срочные и требуют безотлагательного внимания?

О: В такие моменты кажется, что стресс нарастает внутри вас как ком. Не поддавайтесь этому состоянию. «Сделайте паузу», скажите себе, что найдете способ выполнить все важные задачи, а затем визуализируйте состояние удовлетворенности, которое вы почувствуете, преодолев кризис. Составьте два списка: в первый занесите реальные рабочие задачи (с разбивкой по проектам), а во второй – легко осуществимые текущие административные задачи. Сразу приступайте к выполнению дел из первого списка, не зацикливаясь на всем перечне. Полностью концентрируйтесь на одной задаче и используйте представленную ниже методику «3М/2П», которая поможет вам решить, с чего начать:

• Минуты – сколько у вас сейчас есть времени на выполнение своего списка дел? Если только несколько минут, то откажитесь от большинства легко реализуемых задач. Если у вас не будет времени, чтобы в обозримом будущем выполнить весь список задач, постарайтесь завершить любые из оставшихся приоритетных проектов.

• Мерило успеха – что является определяющим фактором вашего успеха? Если генерирование прибыли, уделите время самой важной задаче, которая приблизит получение дохода. Если основной критерий – завершение проекта или получение определенного результата, проанализируйте график управления проектом и определите приоритет выполнения этапов проекта или приоритет решения задач, чтобы приблизиться к завершающей стадии проекта.

• Мотивация – выделите задачу, которая, возможно, не самая важная, но которая снимет с ваших плеч самое тяжелое бремя, вселяя в вас уверенность и мотивируя на выполнение других задач.

• Последствия – какая задача в случае ее невыполнения приведет к наибольшему риску или неприятностям? Начните с нее!

• Противоречия – если перед вами слишком много приоритетов, потому что вы получили противоречащие друг другу указания или перегружены работой, составьте план по решению проблемы, которая спровоцировала эту ситуацию (например, недостаток коммуникации между двумя управляющими), прежде чем вы перейдете к выполнению задач, которые только ее усугубят.

В: Как мне учесть все мои приоритеты и не потеряться в огромном море задач?

О: Многим из моих клиентов помогает составление плана действий, на которое они тратят 10–20 минут утром или в начале недели. Они набрасывают список задач, структурируя, таким образом, свой день. Кроме того, они прогнозируют (и включают в свой график) проекты, которые должны появиться в течение недели или месяца. Затем ежедневно они корректируют список. Каждый день вы реагируете на препятствия и пытаетесь справиться с заминками. Как следствие, рекомендуется планировать свой график заблаговременно, насколько это возможно, чтобы воплощать в жизнь продуманные решения, а не реагировать импульсивно и спонтанно. Расстановка приоритетов требует интеллектуальной силы. Вам нужно удерживать в голове разную информацию и с учетом этого принимать решения. Таким образом, вы должны «расставлять приоритеты в порядке приоритета»{64}. Те специалисты, которые каждый вечер продумывают план работы на следующий день (или делают это утром), чувствуют, что их рабочий день проходит более организованно и продуктивно.