Книга Кайдзен. Японский метод трансформации привычек маленькими шагами - Сара Харви

Не проверяйте почту по дороге на работу. В 2018 году были опубликованы материалы исследования, согласно которым половина всех офисных работников заглядывают в свой почтовый ящик по дороге на работу. Помните, что за это время вам никто не заплатит, так что лучше посвятите его себе.

Первый шаг кайдзен: выберите на неделе одно утро, когда вы не станете проверять электронную почту или вообще не будете думать о работе, пока не переступите порог офиса.

Отключите уведомления о сообщениях. У вас бывает так, что во время работы над каким-то заданием вдруг приходит письмо, срочно требующее вашего внимания? Со мной такое случалось очень часто, но однажды я (случайно) отключила уведомления и обнаружила, что мне гораздо легче концентрироваться.

Составьте график проверки почты. Он будет обусловлен характером вашей работы, но если вам приходится решать множество разнообразных задач, тогда подумайте, сможете ли вы каждый день в какие-то периоды времени не следить за электронной почтой и без помех заниматься другими делами. Когда вы не будете пытаться работать в режиме многозадачности, постоянно разрываясь между ответами на сообщения и другими делами, и вместо этого на длительное время сконцентрируетесь на чем-то одном, ваша продуктивность значительно повысится. Отключите функцию почтовых уведомлений и сконцентрируйтесь на каком-нибудь задании, которое требует вашего абсолютного внимания. Когда справитесь с ним, загляните в почтовый ящик. Практика показывает, что я почти никогда не пропускаю ничего важного, если на полчаса или сорок пять минут прекращаю следить за почтой. В тех случаях, когда людям нужно со мной связаться в срочном порядке, они звонят по телефону или приезжают, чтобы меня найти.

Сохраняйте в ящике для входящей корреспонденции только срочные сообщения. Если вы каждый день получаете массу писем и ваш ящик входящих сообщений разбухает до таких чудовищных размеров, что не дает вам спать по ночам, попробуйте сохранять в нем только те сообщения, которые требуют неотложных действий. Все остальное можно рассортировать по папкам и просмотреть позже. Приступить к этой задаче довольно трудно, особенно если писем скопилось очень много, поэтому попробуйте переместить все содержимое ящика в отдельную папку и затем извлекать из нее срочные задания. Удалить из папки остальные сообщения вы сможете позже, когда у вас будет больше времени.

Если вы получаете сообщение, вызывающее у вас гнев, оставьте его на полчаса. Лучше не отвечать на него сразу, когда вас переполняет ярость, это не поможет разрядить ситуацию. Вместо того чтобы чувствовать себя обязанным немедленно дать отправителю надлежащий отпор, оторвитесь на какое-то время от монитора или посоветуйтесь с кем-нибудь из умудренных опытом коллег.

Первый шаг кайдзен: попробуйте воспользоваться этим советом в следующий раз, когда получите раздражающее сообщение, и посмотрите, как это повлияет на ваше самочувствие.

Может, лучше позвонить? Нередко являюсь свидетелем того, что многие вопросы решаются гораздо быстрее, если вместо утомительной электронной переписки с рассмотрением бесконечного множества вариантов развития ситуации одна из сторон просто позвонит по телефону. Конечно, это не всегда помогает справиться с проблемой, но может сэкономить массу времени и сил, затрачиваемых на обмен письмами. Кроме того, в ходе беседы вы можете обнаружить, что человек, который в официальных письмах занимает непреклонную позицию, на самом деле весьма приятный, понимающий и уступчивый.

Не стесняйтесь разговаривать с коллегами. Такие же ситуации часто возникали у меня с сотрудниками, которые находились в одном офисе со мной и отправляли мне вопросы по электронной почте, в то время как их можно было решить гораздо быстрее, если бы они просто задавали их мне вслух.

Первый шаг кайдзен: в следующий раз, когда у вас возникнет вопрос к кому-то из коллег, наберитесь смелости и вместо того, чтобы отправлять ему сообщение, подойдите и поговорите.

Для большинства из нас обработка электронной почты является одной из важных обязанностей на протяжении большей части профессиональной жизни. Все знают, что избавляться от старых привычек очень трудно, поэтому не пытайтесь произвести все эти изменения сразу. Главное, чтобы вы всегда помнили о необходимости правильно относиться к письмам, замечали, когда это отношение становится неправильным, и по возможности старались не зацикливаться на почте. (Если будет трудно, попросите друзей и близких регулярно напоминать вам об этом.)

КАК ЗАБОТИТЬСЯ О СЕБЕ

Мы уже говорили о том, какие шаги можно предпринять во время поездки на работу и во время перерыва на ланч, чтобы они приносили пользу здоровью и способствовали повышению производительности, а теперь давайте подумаем, как следует заботиться о себе в течение рабочего дня.

Осознанно относитесь к тому, что вы едите и пьете на работе. Меня, например, к вечеру всегда мучает жажда, потому что на работе я выпиваю семь чашек кофе и ни одного стакана воды. Это неправильно! Попробуйте заменять кофеин водой и чтобы у вас всегда были полезные для здоровья снэки на случай, если захочется сладкого.

Первый шаг кайдзен: попробуйте соединить привычку наполнять свою кружку или бутылку для воды с каким-нибудь регулярным действием, таким как посещение туалета или разговор с боссом.

Устраивайте перерывы. Заставляйте себя через каждый час отрываться от монитора как минимум на пять минут.

Выходите на свежий воздух. Даже если на улице пасмурно и мерзко, пребывание на воздухе все равно принесет вам порцию витамина D и повысит уровень серотонина. Вы почувствует себя намного лучше.

Улучшите взаимоотношения с коллегами. Ничто человеческое нам не чуждо, и если в вашей организации много людей самых разных типов, большинство из которых не входят в категорию тех, с кем вам хотелось бы работать, то среди них неизбежно найдутся такие, с кем вы не ладите. Если у вас сложились нездоровые отношения с кем-то из коллег, можете легко увязнуть в трясине мелких дрязг или почувствовать себя беспомощными. Сделайте шаг назад и подумайте, что вы могли бы изменить в вашей нынешней рабочей среде, чтобы ее оздоровить. Может, следует обсудить ваши проблемы с сотрудником из другого подразделения, способным проявить объективность? Или внести изменения в структуру совещания, с тем чтобы раздражающему вас человеку было труднее доминировать? Если вы найдете кого-то, кому можно довериться, это может помочь вам решить проблему.