Книга 18 минут. Как повысить концентрацию, перестать отвлекаться и сделать действительно важные дела - Питер Брегман

Как прошел день? Чего удалось добиться? Какие сложности я преодолел?

Что нового я узнал? О себе? О других? Что я планирую сделать завтра — по-другому или так же?

С кем я сегодня взаимодействовал? Надо ли сообщить кому-то новости? Кого-то поблагодарить? Расспросить? Дать обратную связь?

Последняя группа вопросов неоценима с точки зрения развития и поддержки отношений. Чтобы быстро написать пару-тройку электронных писем — поблагодарить за любезность, задать вопрос или сообщить новости о текущем проекте, — нужно всего несколько минут.

Если не остановиться и не подумать, можно легко забыть об этих формах общения. Но в мире, где мы зависим от других — а другого у нас нет, — это необходимо.

После нескольких долгих бесед Джули оценила эффект от паузы и анализа обстановки. И поняла, что работала так усердно и двигалась так быстро, что, даже добиваясь качественных результатов, рыла себе яму. Рисковала собственной работой. И усложняла, а не упрощала ситуацию.

Со временем она начала меняться. Медленно, с большими усилиями. Но люди стали это замечать. Я понял, что все наладится, когда оставил ей сообщение, полагая, что она в лучшем случае перезвонит через несколько недель. Но она проявилась тем же вечером.

— Привет, Питер! — сказала Джули. — Просто хотела сообщить, что увидела ваш звонок. Рада, что вы со мной связались. Я сейчас иду в бар с сотрудниками. Попробую застать вас через несколько дней.

И, конечно, мы встретились.

Найдите несколько минут вечером, чтобы подумать, чему вы научились за день и с кем надо будет связаться. Эти минуты — ключевой фактор, благодаря которому завтра может стать лучше, чем сегодня.

Глава 28
18-минутный план организации дня

Создаем ежедневный ритуал

У меня были прекрасные намерения. Я вошел с утра в офис, не очень понимая, что я хочу сегодня сделать. Сел, включил компьютер и проверил почту. Через два часа, потушив несколько пожаров, решив проблемы других людей и разобравшись со всем, что вылилось на меня из компьютера и телефона, я едва уже помнил, какой у меня был план, когда я включал компьютер. Я попал в засаду. Но я понимаю, в чем дело.

Когда я обучаю группы тайм-менеджменту, то всегда начинаю с одного и того же вопроса: «У кого здесь слишком много времени и мало дел, которые нужно сделать за это время?» За десять лет никто ни разу не поднял руку.

Мы начинаем каждый день, зная, что не успеем все. Распределение времени — ключевое стратегическое решение. Поэтому, как видно из предыдущих глав, нужно планировать заранее, составлять список нужного и ненужного, а также использовать­ ежедневник. Ведь мы сами приняли трудное решение сосредоточиться на конкретных задачах.

Но и в этом случае самое сложное, как всегда, — выполнить задуманное. Как придерживаться плана, когда есть столько угроз его нарушить? Как сосредоточиться на главном, когда столько всего требует нашего внимания?

Нам нужен трюк.

Покойный Джек Лалэйн, гуру фитнеса, знал о трюках все: он надевал наручники, а потом проплывал полтора-два километра, ведя за собой на буксире суда со множеством пассажиров. Но он был не просто шоуменом. Он изобрел несколько тренажеров, в том числе с блоками и селекторами весов, которые сегодня стоят в фитнес-клубах по всему миру. А его передача, «Шоу Джека Лалэйна», продержалась в эфире дольше остальных программ о фитнесе — тридцать четыре года.

Но меня впечатляют не эти достижения. Он знал трюк, который, на мой взгляд, и был секретом его силы.

Его ритуал.

До самой смерти в возрасте девяноста шести лет он начинал день с двух часов физкультуры. Девяносто минут работал с весами, еще тридцать — плавал или ходил пешком. Каждое утро. Этот ритуал позволял ему оставаться подтянутым, здоровым и сильным. Его седьмая книга, которую он опубликовал в девяносто шесть, называется «Всегда будь молодым»[19].

Он упорно и непрерывно работал, чтобы достичь своих целей. День за днем делал одно и то же. Ему были важны занятия фитнесом, и он встроил их в расписание.

Организация дня тоже должна стать ритуалом. И достаточно простым, чтобы его можно было повторять каждый день. Понятным, чтобы сосредоточиваться на своих приоритетах. Эффективным, чтобы не стать помехой. И достаточно полным, чтобы учесть все усвоенное вами из предыдущих глав об эффективных и неэффективных приемах. Ритуал в целом должен занимать 18 минут в день:

Шаг 1 (5 минут): утро. Возможность распланировать день. Прежде чем включить компьютер, возьмите список дел, который мы составили в главе 22, и решите, как добьетесь успеха. Какие задачи нужно решить, чтобы приблизиться к главным целям года и вечером почувствовать себя продуктивным и успешным? Теперь вычеркните эти задачи из списка дел и поместите в ежедневник, как описано в главе 24. И не забывайте главу 25: убедитесь, что все задачи, продержавшиеся в списке дольше трех дней, получили место в ежедневнике, — или вычеркните их из списка.

Шаг 2 (1 минута раз в час): повторная фокусировка. Теперь вспомните главу 26. Заведите часы, настройте телефон или компьютер, чтобы каждый час слышать звуковой сигнал, и начните заниматься делами, перечисленными в ежедневнике. Когда вы услышите сигнал, сделайте глубокий вдох и спросите себя, продуктивно ли вы провели прошедший час. И вот так, час за часом, контролируйте свой день. Не на­оборот.

Шаг 3 (5 минут): вечер. В конце дня выключите компьютер и оцените, как прошел день. Задайте себе вопросы из трех групп, упомянутых в главе 27. Например: «Как прошел день? Что я узнал о себе? Надо ли сообщить кому-то новости?» Если необходимо с кем-то связаться, быстро напишите пару писем или позвоните.

Сила ритуала — в предсказуемости. Если вы делаете одно и то же одним и тем же способом снова и снова, можно предвидеть итог. Восемнадцатиминутный план — это все, что вам нужно.

Возможно, этот ритуал не поможет переплыть Ла-Манш в наручниках с круизным судном на буксире. Зато он поможет уйти из офиса с ощущением, что вы успешны и продуктивны.

Это ли не главное?

Всего 18 минут в день помогут вам предотвратить неэффективную трату многих часов. Главное — осознанно выбрать, на чем вы хотите сосредоточиться, а потом регулярно напоминать себе об этом в течение дня.

Где мы

Тщательно планируйте каждый день. Ориентируйтесь на годовые цели. Будьте избирательны. Сознательно игнорируйте то, что может вам помешать. Ориентируйтесь на ежедневник и перемещайте туда задачи из списка дел. Оглядывайтесь назад и усваивайте уроки каждого дня. Наконец, воплотите все это на практике, выделяя в течение дня немного времени с регулярными интервалами, чтобы встать на правильный путь и не сходить с него.

Это займет немного времени — всего несколько минут в день. Но гарантирует, что вы сделаете самое главное и необходимое.