Книга Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией - Карен Тайбер Лиланд

Представьте, что в списке дел стоит задача с самым высоким приоритетом: перезвонить клиенту по поводу недавнего счета. Вы пытались дозвониться до него, но он не брал трубку. Потом он перезвонил, но у вас была деловая встреча за обедом. Чехарда продолжается, а вам пора идти на совещание, которое продлится до конца рабочего дня. Вы предпринимаете последнюю отчаянную попытку, тоже безуспешную, вы сдаетесь и передвигаете звонок на завтра.

В этот момент у вас два варианта действий. Можно расстроиться из-за того, что дело не удалось закончить, начать критиковать себя и стыдиться, что пришлось сдвинуть задачу на следующий день. А можно – иначе взглянуть на понятие «готово».

У слова «готово» в словаре есть разные синонимы: «сделано», «закончено», «завершено» и т. д. Традиционный подход к определению подразумевает, что вы успешно дошли от точки А в точку Б. Сделано. Finito.

Но такую узкую и ограниченную трактовку можно расширить, а ряд синонимов – дополнить. Тогда это позволит создать ощущение завершенности даже для тех дел, которые закончены не были.

Кажется, здесь какое-то противоречие? Вовсе нет. У вас не получилось закончить все задачи из списка, но можно отметить, что вы всё же выполнили какие-то пункты плана, так как знаете, что еще предстоит сделать. Дальнейшие действия исходят из вашего решения и ответов на вопросы: «Я займусь этим прямо сейчас? Ладно. Готово. Я передам эту задачу кому-то другому? Отлично. Передаю – и готово. Я откажусь от этой задачи? Справедливо. Вычеркиваю и считаю выполненной. Я перенесу ее? Здорово. Сдвигаю на другой день, неделю или месяц – и со спокойной душой иду отдыхать, зная, что дело запланировано на будущее».

Делегированные или перенесенные задачи обычно требуют дополнительных действий, пока не будут завершены или отменены. Но на сегодня их можно считать готовыми, потому что следующий шаг известен. Если же игнорировать задачу и не принимать решений по дальнейшим действиям, чувства завершенности это не принесет.

Часть восьмая

Сформируйте полезные привычки

Если ввести в поисковую систему запрос «инструменты тайм-менеджмента», появится огромное количество статей, в которых идет речь о постановке целей, приоритетах, организации и делегировании. ОК! Все это – важные аспекты грамотного управления временем. Но не менее важно сосредоточиться на не столь очевидных способах улучшить отношения со временем и понизить уровень стресса.

Мы дадим вам шесть полезных советов, которые зачастую остаются незамеченными.

40

Ведите разговоры правильно

Для бизнеса разговор – то же самое, что двигатель для автомобиля. Продавец общается с покупателем по телефону, сотрудник решает проблему клиента, руководитель проводит мозговой штурм с подчиненными. Без этого все стоит на месте. Но при этом многие беседы на работе ни к чему не приводят. Понимание того, какие виды разговоров подталкивают к дальнейшим действиям, – критически важный навык для успешной работы.

Действенные разговоры

Обычно в эту категорию попадают беседы, в которых содержится просьба или требование. В зависимости от того, как предпочитает работать собеседник, просьбу можно выразить по-разному.

● Более конкретно: «Ким, мне нужно, чтобы ты пришла завтра к 7:30, тогда мы закончим инвентаризацию к обеду. Сможешь прийти?»

● Менее конкретно: «Рэна, мне кажется, я не успею закончить инвентаризацию к завтрашнему дню. Поможешь?»

Прямые и четкие запросы приводят к более рациональному использованию времени: всё оговаривается заранее, и задача, скорее всего, будет выполнена в срок. Чтобы формулировка оказалась удачной, включите в нее следующие пункты:

● Конкретные результаты. Просьба, которая сформулирована без подробностей, способна привести к потере времени, сил и денег. Например, вы просите: «Ким, на следующей неделе я выступаю на конференции, и мне нужна вся информация от научно-исследовательского отдела, которую удастся достать».

● Если Ким не понимает, что конкретно от нее требуется, она может потратить много времени (в том числе после окончания рабочего дня) и составить документ на 100 страниц, при этом отодвинув более важный проект. А может отправить пару коротких электронных писем. Как бы то ни было, вы не получите то, что действительно нужно. Большинство коллег не умеет читать мысли. Иногда у них получается угадать ваши желания, но все же стоит с самого начала изложить задачу максимально четко. Например: «Рэна, на следующей неделе я выступаю на конференции, и мне нужен обзор нового продукта от научно-исследовательского отдела. Объем – две страницы».

● Временны́е рамки. Конкретные временны́е рамки, о которых вы договорились с человеком, гарантируют, что вы получите желаемое в подходящие сроки. Представьте, что вы говорите: «Ким, мне нужны итоговые показатели продаж за третий квартал как можно скорее».

● Эту просьбу можно трактовать по-разному: для одного человека «как можно скорее» значит «на следующей неделе», а для другого – «как только я закончу со всеми своими делами». Правильнее будет сказать так: «Рэна, мне нужны итоговые показатели продаж за третий квартал завтра к обеду».

● Дополнительная информация. Обращаясь к человеку с просьбой, не думайте, что он знает все, что знаете вы. Скажем, Джилл отправляет Майку, коллеге-бухгалтеру, письмо: «Мне нужна оплата по счету-фактуре к концу недели».

● Майк не получил от Джилл подробностей, поэтому ему приходится их искать, что приводит к недельной задержке. Та же просьба, но со справочной информацией, была бы сформулирована так: «Майк, мой счет-фактура (№ 3421 на сумму $651,23) был принят 15 марта 2020 года. Из-за внутренней ошибки в бухгалтерии оплата вовремя не прошла. Получится оплатить до конца этой недели?»

Инертные разговоры

Инертные разговоры кардинально отличаются от эффективных. Из-за них время на рабочем месте тратится впустую: в центре внимания – мнения людей, при этом решить вопрос никто не пытается. Можно выделить четыре типа таких бесед. Будьте осторожны! Они уведут вас с пути продуктивности.

● Разговоры о несбыточных желаниях, «а вот если бы». Они обычно ни к чему не приводят. Например: «Каждый квартал инвентаризация, и каждый раз требуют, чтобы я укладывался в жесткие сроки. Вот бы процесс стал проще!»

● Осуждения. Они позволяют выпустить пар – и ничего более. Время от времени все высказываются с осуждением, но такие разговоры не выливаются ни во что хорошее. Например: «На прежнем месте была нормальная инвентаризация. Там действительно хорошо в этом разбирались. Не то что здесь».

● Нытье. Не путайте его с жалобами. В отличие от грамотной жалобы, нытье ситуацию не изменит. Например: «Ненавижу процесс инвентаризации. С каждым разом легче не становится. Бесят программы, которыми приходится пользоваться. С этим всем надо что-то делать, а то жду конца квартала с ужасом».