Книга Тайм-менеджмент - Кевин Беннет

В тайм-менеджменте есть ещё один представитель зоопарка. Это задачи, которые называют слонами. Чем больше задание и чем длиннее срок на его выполнение, тем сложнее заставить себя что-то делать в направлении результата.

Способ, которые помогает преодолеть свой страх перед объемами работы – разделение одного огромного слона на несколько маленьких бифштексов. То есть деление большого проекта на несколько мелких подзадач. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона», а не просто позволяет потратить время на бессмысленное действие.

Наконец, для мотивации Глеб Архангельский советует поместить себя в «местность смерти». Это понятие тоже пришло в тайм-менеджмент из пословицы. Древние китайские полководцы говорили: «Чтобы гарантировать победу, помести солдат в местность смерти – сожги корабли» – чтобы отрезать пути к отступлению. Сделайте публичное заявление, последовав примеру Шарля де Голля, который вышел в приемную и во всеуслышание объявил: «С сегодняшнего дня я, генерал де Голль, бросаю курить».

А чтобы не запутаться в лягушках и бифштексах, ведите таблицу. В нее вы будете записывать все текущие дела и планировать последующие. Когда вы выполняете какое-либо дело, ставьте напротив него галочку. И придумайте для себя поощрения, которыми вы наградите себя за завершение нескольких дел. Например, за 10–15 галочек в графе выполнения вы получите от себя подарок – приятную покупку. Как только вы станете применять эти принципы в жизни, ваша скорость работы с долгосрочными проектами возрастёт в несколько раз.

Управление собой

Чтобы эффективно работать с собой, нужно представить себя одного в качестве целой организации. Потому что общие принципы работы с большими коллективами так же работают на личном уровне. Нужно знать, какие элементы управления позволяют справляться с задачами в большой корпорации, и работать по тем же правилам. Эти принципы следующие:

– личное стратегическое планирование;

– постановка долгосрочных целей;

– маркетинг – изучение рынка труда;

– бухгалтерия – учет и планирование денег.

Личное стратегическое планирование – это ваши договоры и планы на ближайшие несколько лет, которые касаются работы, развития и финансового положения. Это ваши взаимоотношения с другими корпорациями, например, с работодателем.

Чтобы составить долгосрочный план, представьте себе один день, каким бы вы хотели его прожить через 3–5 лет. Позвольте своему воображению поработать без ограничений. Опишите ваш день во всех подробностях, а фантазии зафиксируйте на бумаге. Вот список вопросов, на которые предлагает ответить Глеб Архангельский, чтобы удалось спланировать своё будущее:

– С чего начался ваш день?

– Самое яркое впечатление дня.

– Какие люди вас окружают, о чем они говорят?

– Как и над чем вы работали?

– Каких результатов достигли?

– Какие проблемы удалось решить?

– Как вы отдыхали?

– Главное событие дня.

Зачем требуется такой список и план? Дело в том, что все успешные люди стали такими только потому, что хотели добиться целей, близких им по духу и характеру. Это обязательное условие для хорошей работы и стремления достичь идеала. Чтобы выявить, какие цели соответствуют именно вам, и нужен такой дневник будущего.

Найти свои «родные» цели не всегда просто. Но это совершенно необходимо. Иначе вы потратите годы жизни на погоню за морковками, которые подвесил перед вами кто-то другой.

Ключевые области вашего развития – это несколько примеров деятельности, в которых может развиваться ваша жизнь. Глеб Архангельский рекомендует выделить 5–9 таких областей и работать над ними. Примеры от автора методики:

– Личное развитие / Профессиональное развитие / Учеба / Образование.

– Семья / Дети / Родственники.

– Друзья / Знакомые / Профессиональное сообщество / Общественная деятельность.

– Хобби / Увлечения.

– Работа / Бизнес / Клиенты / Подчиненные Проекты.

– Спорт / Здоровье.

– Благосостояние / Карьера

Когда вы найдете свои области, предстоит самая трудная задача – правильно сформулировать цели, которых вы хотите добиться.

Жизнь – дорога с односторонним движением. Так что лучше заранее представлять, куда едешь, и главное – зачем. Но немногие любят ставить цели, потому что они накладывают обязательства.

Плюс ко всему, появляется страх. Постановка целей предполагает, что вы найдете срок, к которому дело должно быть завершено. А значит, придётся брать на себя дополнительную ответственность и в случае неудачи винить только себя. Чёткий срок выполнения обязывает начинать работу над целью прямо сейчас, а не когда-нибудь потом.

Глеб Архангельский напоминает о технике SMART, с помощью которой ставятся все цели в классических школах тайм-менеджмента. Это аббревиатура, произошедшая от английских слов – specific, measurable, achievable, realistic, time-bound. Переводятся эти слова так: конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к времени. Такими характеристиками должна обладать каждая правильно построенная цель.

Идеальный план

«Сейчас мне придется все же высказать непреложную истину тайм-менеджмента: план дня должен быть.

Плохие новости: „десять электронных писем во „Входящих“, пять стикеров на мониторе, пятнадцать „не забыть“ в голове и два крестика, нарисованных ручкой на руке“, – планом дня не являются. План дня должен быть в одном месте, и обязательно в письменном виде».

Чтобы начать планировать и перестать откладывать дела на потом, нужно приступить к грамотной организации времени прямо сейчас, отбросив все отговорки. Типичные «отмазки», с которыми сталкиваются люди, решившие управлять временем: планирование не работает, потому что всё меняется, а я слишком неорганизованный, чтобы следовать планам.

Эти ошибки в рассуждениях появляются потому, что люди не понимают сути планирования. Планы нужны именно для того, чтобы придерживаться цели в быстро меняющемся мире. Он помогает ориентироваться в ситуации, даже если она не зависит от вашего контроля.

Чтобы план действительно помогал, а не мешал, нужно все задачи, не привязанные жестко к определенному времени, записывать с помощью техники составления результативно-ориентированного поиска. Пример поиска:

– Обычно: Созвониться с Ивановым, но Эффективнее Дожать Иванова до заказа

– Обычно: Переговорить с Петровым, но Эффективнее Добыть у Петрова информацию

– Обычно: Провести совещание, но Эффективнее Дать толчок проекту.

Главная фишка таких формулировок состоит в применении сильных, действенных глаголов. Иногда кажется, что такое переосмысление задачи избыточно. Вы ведь и так помните, зачем собираете совещание. Но итог, зафиксированный на бумаге, становится более реальным и работает эффективнее, чем результат, представленный только в вашем воображении.