Книга Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией - Карен Тайбер Лиланд

Списки дел по проектам

Список дел по проекту прекрасно подходит для задач, которые принесут плоды спустя долгое время (месяцы и годы, а не дни и недели). Присвойте каждому проекту название и составьте список значимых событий. К примеру, если проект – ремонт офиса, они могут быть такими:

● Составить общий бюджет.

● Выбрать архитектора, который будет следить за ходом работ.

● Опросить сотрудников и выяснить, что нужно (и возможно) изменить.

● Получить первую визуализацию проекта.

Каждое из знаковых событий порождает связанный с ним список конкретных задач, которые можно переносить в список дел на месяц, неделю и день.

Списки дел «Когда-нибудь потом»

У всех нас есть планы на день, когда мы выйдем на пенсию, разбогатеем или будем располагать свободным временем. Это то, чем мы хотим заняться когда-нибудь потом. Даже если кажется, что до того дня еще целая вечность, все равно запишите эти планы. Возможно, руки до них так никогда и не дойдут. Но, перенеся идеи на бумагу, вы перестанете тратить умственные силы на то, чтобы держать их в голове.

29

Перестройте систему приоритетов

Рей Джонсон в своей книге «Логика CEO: Думать и действовать как глава корпорации» (CEO Logic: How to Think and Act Like a Chief Executive) пишет:

Проблемы по управлению временем решает правильная расстановка приоритетов, а не компьютеры, эксперты по эффективности или графические расписания. Не нужно работать быстрее или продуктивнее, чтобы лучше использовать время. Нужно тратить больше времени на правильные задачи…

Многие назначают задачам приоритеты, но большинство распределяет их по срочности и неотложности, по категориям «А», «Б» и «В» (или 1, 2, 3…) в зависимости от того, какой пожар нужно потушить раньше. Проблема такого подхода в том, что он нацелен лишь на действия, которые влияют на вас прямо сейчас. Цели и проекты, что повлияют в будущем, остаются без внимания. Чтобы перестроить систему приоритетов, научитесь отличать срочные задачи от важных.

● Срочные задачи требуют немедленных действий и внимания.

● Важные задачи приближают человека к важной цели.

Срочные задачи, которые не относятся к целям

У всех есть задачи, которые срочно нужно выполнить, но зачастую они не очень важны. Другими словами, от их выполнения меньше отдачи по сравнению с важнейшими карьерными и личными целями. Система приоритетов, которая относит такие задачи (срочные, но не связанные с целями) к категории «А» (1), заставит вас бесконечно разбираться с неотложными делами или поддерживать привычный порядок вещей. К сожалению, тогда у вас не получится уделять достаточно внимания задачам, которые приближают вас к целям. Чтобы перестроить систему приоритетов, отнесите срочные, но неважные (т. е. не относящиеся к цели) задачи к категорию «В» (3).

Срочные задачи, которые относятся к целям

Некоторые срочные дела в списке связаны с вашими целями. Другими словами, у них высокая отдача. Чтобы перестроить систему приоритетов, занесите срочные и важные (т. е. относящиеся к цели) задачи в категорию «А» (1).

Несрочные задачи, которые относятся к целям

Представьте одно дело, которое, если делать его регулярно, заметно улучшит жизнь. Наверняка оно важное, но несрочное. Зачастую от вложенных в такие дела времени и сил очень много отдачи, но им не уделяют достаточно внимания, потому что вокруг много задач срочнее.

Чтобы перестроить систему приоритетов, записывайте относящиеся к цели, но несрочные задачи в категорию «Б» (2).

Представим, что среди ваших важнейших карьерных и личных целей есть такие:

● Изменить процесс адаптации новых сотрудников отдела продаж.

● Увеличить продажи на 10 % в этом квартале.

● Научиться кататься на водных лыжах.

● Запланировать поездку на Гавайи с семьей следующим летом.

Если придерживаться критериев, обозначенных выше, список дел может выглядеть следующим образом:

Упражнение

Запишите в таблицу шесть задач, которые вы выполнили вчера. Расставьте приоритеты (А, Б или В), опираясь на систему, описанную ваше.

30

Используйте правило четырех «Д»

Список дел на день – одновременно и проклятие свободомыслящих, спонтанных предпринимателей, и спасение занятых, влиятельных игроков рынка. К какому бы типу людей вы ни относились, список остается одним из лучших инструментов по управлению временем. Но мало записать все предполагаемые к концу дня достижения. Совсем другое дело – решить, что делать с каждым из них. Чтобы наиболее рационально вложить время и силы, подумайте, какое из следующих четырех «Д» лучше всего подходит для ваших задач.

Делать

Иногда задачи в списке так воодушевляют, что хочется приступить к их выполнению как можно скорее. Иногда нас мотивируют конкретные сроки. Как бы то ни было, для задач, которые необходимо выполнить до конца дня, подходит слоган из рекламной кампании Nike: «Just Do It» («Просто сделай это»).

Задайте себе вопросы:

● Эту задачу можно выполнить легко и быстро прямо сейчас?

● Нужно ли выделять определенное время на эту задачу?

● На эту задачу потребуется менее пяти минут?

● Договориться (об отмене)

Вычеркнуть

Некоторые задачи долго обитают в календаре, перемещаясь со дня на день и с недели на неделю. Если вы замечаете, что постоянно откладываете дело, обычно это можно объяснить тремя причинами.

● Задача слишком большая, и ее необходимо разбить на несколько мелких.

● Задача нечетко сформулирована, поэтому за нее не получается взяться.

● На самом деле вам не нужно это делать.

Если дело в последней причине, нет ничего постыдного в том, чтобы отказаться от задачи, особенно если вы поставили ее себе сами. Если же это поручение начальника, просто так отказываться от него – не лучшая мысль.

Спросите себя:

● Мне действительно нужно это делать? Хочу ли я этого?

● Я обязывался(лась) выполнить эту задачу или это просто хорошая мысль?