Книга Практика управления инновационными проектами. Учебное пособие - Владимир Первушин

Подэтап 3: оценка осуществимости проекта. Результатом третьего подэтапа является бизнес-план проекта.

2.3

Функции и подсистемы управления проектом

В рамках каждого проекта реализуются следующие функции:

• планирование;

• контроль;

• анализ;

• принятие решений;

• составление и сопровождение бюджета проекта;

• организация осуществления;

• мониторинг;

• оценка;

• отчетность;

• экспертиза;

• проверка и приемка;

• бухгалтерский учет;

• администрирование.

Эти функции могут реализовываться различным образом, в зависимости от опыта и квалификации менеджера. Выполняя структуризацию, т. е. разбиение проекта на более простые элементы, необходимо по возможности выделить компоненты, отвечающие за осуществление тех или иных функций. Как и в технических системах, функции проекта реализуются через подсистемы управления.

Как уже говорилось, в стандарте PMI введено понятие «области знаний». Представляется более удобным использовать термин «подсистемы проекта», хотя и это понятие не всегда полностью соответствует содержанию.

Рассмотрим более детально некоторые из показанных на рис. 2.3 подсистем управления проектом. Все подсистемы управления реализуются через процессы управления. Каждая подсистема управления включает в себя ряд процессов, через которые и реализуются функции управления проектами.

Управление интеграционными процессами

Управление проектами является интегрированным процессом: действия или невозможность совершить действие в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Это влияние может быть непосредственным и хорошо понятным или неуловимым и неясным. Например, изменение целей почти всегда затрагивает стоимость проекта, но может не повлиять на качество. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта: часто улучшение в одной области может быть достигнуто за счет ухудшения в другой. Успешное управление проектом требует активного управления этими взаимодействиями.

Интеграция – это принятие решений о том, где концентрировать ресурсы на каждую конкретную дату, предугадывание потенциальных проблем и их решение до того, как эти проблемы станут критическими, и хорошая координация проблем проекта в целом. Интеграция подразумевает нахождение компромиссов между пересекающимися целями и альтернативами. По определению, интеграция заключается в координации работы с различными подрядчиками, системами, компонентами и другими элементами проекта. Таким образом, она затрагивает все области управления проектами. Как отмечалось выше, развитая интеграционная функция управления является непременным условием менеджмента высокого уровня.

Рис. 2.3. Подсистемы управления проектами

Известно, что невозможно управлять проектом каким-либо одним-единственным способом. Каждый менеджер применяет свои знания и опыт, управленческие воздействия в различной последовательности и с различной степенью жесткости. Здесь ключевую роль начинают играть навыки общего менеджмента, такие как лидерство, взаимодействие, умение настоять на своем, навыки разрешения конфликтов и т. п.

Разработка паспорта (устава проекта в рамках терминологии PMI) проекта позволяет обеспечить формальную авторизацию проекта. Паспорт проекта наделяет менеджера полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта. Если правила выделения ресурсов, в том числе людских, хорошо прописаны, то подписание паспорта проекта наделяет руководителя проекта полномочиями «работодателя». Менеджер получает право нанимать сотрудников в проект и расходовать финансовые и материальные ресурсы в соответствии с определенным ему бюджетом.

Разработка плана управления проектом – интеграционный процесс, заключающийся в документировании операций, необходимых для исполнения проекта. План управления проектом является основным документом, необходимым для исполнения проекта. Он может корректироваться в зависимости от прогресса проекта или отклонений проекта от плана в случае появления рисковых событий.

Руководство и управление исполнением проекта – интеграционный процесс, в рамках которого выполняются работы, определенные в плане управления проектом. Руководство и управление исполнением проекта требует от менеджера владения всеми приемами управления.

Мониторинг проекта – интеграционный процесс, обеспечивающий отслеживание хода работ и отклонений от плана проекта. Мониторинг и управление работами проекта организуются для наблюдения за процессами проекта.

Общее управление изменениями – интеграционный процесс, содержанием которого являются обработка всех запросов на изменение и управление этими изменениями для оптимизации результата. Общее управление изменениями включает в себя следующие операции, различающиеся уровнем детализации:

• идентификацию необходимости появления изменения;

• рассмотрение и одобрение запрошенных изменений;

• поддержание целостности базовых планов путем внесения в них только одобренных изменений и корректировку документации;

• контроль и обновление содержания, стоимости, бюджета, расписания проекта, требований к качеству на основе одобренных изменений путем координации изменений по всему проекту;

• документирование в полном объеме корректировок, вызванных запрошенными изменениями;

• контроль качества проекта по стандартам на основе отчетов о качестве.

Глубина управления изменениями зависит в первую очередь от сложности проекта.

Закрытие проекта – интеграционный процесс, обеспечивающий завершение всех операций проекта.

Следует отметить, что успешная реализация интеграционных процессов в значительной степени обусловлена опытом, квалификацией, интуицией менеджера и чрезвычайно трудно поддается формализации. Тем не менее в ряде случаев это оказывается возможным и позволяет вовлечь в управление проектами широкие слои управленцев, не обладающих достаточным опытом.

Управление содержанием

Управление содержанием, или предметной областью, проекта включает в себя процессы, обеспечивающие внесение в проект только тех работ, которые необходимы для успешного выполнения проекта. Оно непосредственно связано с определением того, что включено или не включено в проект. Термин «содержание проекта» относится к работам, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с заданными характеристиками.

В некоторых проектах результат бывает плохо определен, поэтому организация управления содержанием становится первостепенной задачей менеджера. Особенно это важно для инновационных проектов, поскольку именно в них зачастую высока начальная неопределенность как в содержании проекта, так и в его результатах.