Книга Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией - Карен Тайбер Лиланд

● «Мы слегка отошли от темы. Давайте вернемся к главному вопросу».

● «Думаю, надо сосредоточиться на…»

● «Это хорошая мысль, но ее, вероятно, стоит обсудить на отдельном совещании».

Покажите, как правильно слушать

Вы, как координатор, задаете тон всему совещанию. Старайтесь не отвлекаться на посторонние дела: не отвечайте на звонки, не переписывайтесь и не проверяйте почту. Вместо этого внимательно слушайте, о чем говорят собравшиеся, и показывайте заинтересованность, делая заметки и кивая. Так вы поддержите уважительную атмосферу. Помните: чем сосредоточеннее люди на собрании, тем быстрее оно закончится.

Поощряйте участие в обсуждении

Когда люди чувствуют, что внесли значимый вклад в ход совещания, они реже считают, что время было потрачено зря. Ниже перечислены несколько способов вовлечь присутствующих в обсуждение и дать каждому возможность высказаться:

● Вежливо попросите многословного сотрудника, который перетягивает на себя дискуссию, перейти к сути, чтобы остальным хватило времени изложить свою позицию.

● Ограничьте каждое выступление двумя минутами, за которые нужно поделиться мнением и получить обратную связь.

● Задайте вопрос и попросите каждого в кабинете высказаться по очереди.

● Предложите ответить на сторонние вопросы после совещания, чтобы не отнимать время у остальных.

Подведите итоги

Чтобы подтвердить, что время прошло не зря, еще раз перечислите, о чем договорились, что решили и что запланировали, – и только потом отпускайте сотрудников.

Установите правила

Правила определяют нормы поведения и помогают свести к минимуму действия, которые делают собрания непродуктивными. Для разных групп и ситуаций подходят разные правила, но почти везде встречаются такие:

● Не перебивать человека, пока он говорит.

● Критиковать идею, а не человека.

● Вовремя возвращаться с перерывов.

● Не отвечать на звонки во время собрания.

● Переводить гаджеты в беззвучный режим.

24

Внимание: видеоконференция

Каждый, кто хоть раз сидел в аэропорту и три часа ждал, пока погода наладится и можно будет вылететь, знает: поездки могут быть сложными, выматывающими и, конечно, дорогими. Поэтому видеоконференции стали распространенным способом собирать вместе людей из разных стран.

По данным исследования специалистов ИТ-сектора, проведенного Forrester Consulting, 74 % респондентов отметили, что за последние два года видеоконференций стало гораздо больше. Возможность связаться с человеком из любой точки мира и встретиться удаленно привела к тому, что ежедневно люди стали в 200 раз чаще пользоваться средствами видеосвязи. Насколько продуктивны онлайн-встречи – это уже другой вопрос. Чтобы в видеоконференциях участвовало много людей и они оказывались полезными, попробуйте на практике следующие советы.

Проверьте все заранее

Чаще всего проблемы на онлайн-мероприятиях связаны с тем, что организаторы не проверяют технику и соединение заранее. Заставить своих коллег ждать, пока вы разберетесь с техническими неполадками, – верный способ потратить рабочее время впустую. Постарайтесь проверить связь хотя бы за 10 минут до начала звонка.

Отключите микрофоны участникам

Лай собак на фоне, разговоры в соседнем кабинете, шум работающего кондиционера – любые посторонние звуки могут отвлечь присутствующих. Лучше всего попросить участников отключить микрофоны в самом начале мероприятия.

Назначьте ведущего

На обычных совещаниях есть человек, который отвечает за порядок. Точно такое же правило действует и для онлайн-встреч: назначьте координатора, который не даст дискуссии уйти в сторону. Ведущий видеоконференции может прибегнуть к следующим приемам:

● Использовать метод PAL, описанный выше, чтобы обозначить цель, повестку и временны́е ограничения звонка.

● Выделить каждому участнику по две минуты на то, чтобы они отчитались по своим зонам ответственности, а затем скоординировать обсуждение и вопросы.

● Разделить звонок на тематические секции и попросить ответственных за них участников высказаться по очереди, а потом устроить общее обсуждение.

Попробуйте выключить видео

Звучит парадоксально, но недавнее исследование показало, что для удержания внимания во время видеозвонка требуется повышенное эмоциональное напряжение. Сосредоточение на экране выматывает сильнее, чем присутствие на обычной встрече, где люди то и дело смотрят в окно или окидывают взглядом окружающих. Подумайте, действительно ли важно включать камеру. Это зависит от степени знакомства участников, количества собравшихся, уровня серьезности темы и т. д.

25

Максимум на выезде

Если вам и коллегам нужно сконцентрироваться, чтобы выработать стратегию, решить серьезную проблему или взглянуть на ситуацию со стороны и придумать инновационное решение, выездное мероприятие – то, что нужно. Совещание вне офиса поможет не отвлекаться на рутинные вопросы, возродить живой интерес к делу или проекту и полностью на нем сосредоточиться. Воспользуйтесь нашими стратегиями, чтобы извлечь максимум из выездного совещания.

Останьтесь с ночевкой

Если возможно, пусть поездка будет длиннее одного дня. Сократив ее ради экономии, вы лишите сотрудников возможности пообщаться и обсудить рабочие вопросы в непринужденной обстановке.

Полегче с презентациями

Безусловно, какую-то часть информации донести важно, но, если презентации будут идти одна за другой, да еще и в полуосвещенной комнате, всем захочется спать (особенно после обеда). Лучше организуйте групповые упражнения, обсуждения, ролевые игры, рабочие сессии с уклоном в практику и демонстрации. Пригласите докладчиков из других компаний.

Дайте передышку

Плотный график без перерывов на отдых приводит к эмоциональной перегрузке и выгоранию. Не стоит забивать день огромным количеством мероприятий, иначе участники не смогут перевести дух и «переварить» то, что узнали.

Будьте гибче

Если развернулась горячая и важная дискуссия, не прерывайте ее только ради того, чтобы не отставать от графика или не отклоняться от повестки. Цель выездного совещания – сплотить сотрудников и дать им возможность думать и действовать иначе.

Развлекайтесь

Выездное совещание должно быть одновременно продуктивным и увлекательным. Без развлечений не обойтись. Сыграйте с коллегами в гольф, поужинайте в известном ресторане, сходите в музей, театр или спа-салон, придумайте еще что-нибудь.