Книга Детский клуб. Совершенствуем систему управления - Софья Тимофеева

Сразу замечу, что не все пункты списка вы будете выполнять сами. Ни в коем случае! Этот перечень вам необходим, чтобы клуб работал без сбоев, все нужные документы были оформлены вовремя, СМС-рассылка не забыта, а клиенты уведомлены о проведении праздника. Поэтому список дел должен включать даже такие небольшие задачи, как проработка сценария праздника, поиск и покупка подарков, ревизия клубной аптечки. Тетрадь придется заполнять не один день, поскольку сразу вспомнить обо всех делах вряд ли удастся.

Затем всю работу необходимо распределить по месяцам. Для этого удобно воспользоваться таблицей в формате Excel и для каждого месяца предусмотреть отдельный файл. В верхней строке вы укажете числа месяца, а ниже запишите все дела, которые надо сделать в клубе. Таблица на сентябрь может иметь следующий вид (табл. 3.1).

Таблица 3.1.

Планирование дел в детском клубе на сентябрь

Я не могу привести эту таблицу полностью, так как она не поместится в формате книги. Вот некоторые другие дела, которые должны быть указаны: выплата сотрудникам аванса, выплата сотрудникам зарплаты, открытая линия (день приема клиентов руководителем клуба), страховые взносы в ФС, страховые взносы в ПФР, мойка пособий и игрушек, обзвон директором клуба клиентов, переставших посещать занятия, ревизия журналов администратора, проверка работы администратора с помощью тайного клиента и т. д.

Теперь этот внушительный список нужно проанализировать. Отметьте цветным маркером те дела, которые вы будете точно выполнять самостоятельно. Передать их никому невозможно. Например, вам лично необходимо посетить комплексное занятие у годовалых детей и занятия по музыке, чтобы проконтролировать деятельность педагогов. Отметьте крестиком в таблице ячейки, соответствующие датам, на которые намечено выполнение дел.

Как видите, 1 сентября я обязательно буду на открытии детского клуба после летних каникул, в обед проведу собрание педагогов, поздравлю их с праздником и началом учебного года, заодно (пока присутствует весь коллектив!) проведу положенные инструктажи по охране труда и пожарной безопасности, не забуду сделать необходимые записи в соответствующих журналах инструктажа и соберу подписи сотрудников.

Здесь же, на собрании, я распределю между работниками остальные дела на месяц. Например, администратор отвечает за вовремя вывешенные в клубе объявления. Сделав отметку в таблице, я буду знать, что 15 сентября администратор должен вывесить объявление о празднике. За проведение мастер-класса по осенней поделке отвечает педагог Иванова А. А. Задачи распределены. При таком подходе все дела будут выполнены вовремя и общими усилиями: вывешены объявления в клубе, осуществлена СМС-рассылка, заполнены важнейшие журналы, проведены инструктажи, проконтролирована работа педагогов. В результате нагрузка на руководителя значительно снизится.

Не забудьте составить план и на летние месяцы. Так как это ваш личный документ, то вы можете смело указывать в нем посещение вами различных тренингов и обучающих семинаров. Как только вы сделаете в своем графике соответствующие отметки, на подобное обучение найдутся и время, и деньги, ведь вы спланируете его заранее.

Теперь дела из этой таблицы можно перенести в обычный ежедневник с датами. Заполняйте его не только на ближайший месяц, но и сразу на весь год. Работая с ежедневником, вы будете видеть, какие задачи вам предстоит решить в следующем месяце, весной, летом и т. д.

Только такое четкое планирование на год, предполагающее распределение всех дел по месяцам и датам, поможет вам эффективно использовать свое рабочее время.

Что делать, чтобы сотрудники не заснули на собрании? Правильная организация ежемесячных собраний коллектива

В любой организации должен быть коллектив сотрудников. А если есть коллектив, то без собраний не обойтись. Причем неважно, сколько человек у вас работает. В начале деятельности нашего клуба в штате было всего пять человек: я (генеральный директор), бухгалтер, уборщица и два педагога, один из которых являлся соучредителем. Сейчас в нашем коллективе более 20 человек. Понятно, что проводить собрания малочисленного коллектива проще хотя бы потому, что легче найти время, удобное для всех. Чем больше коллектив, тем сложнее определить время проведения собрания.

Собрания в детском клубе можно классифицировать по количеству присутствующих на них людей:

общее собрание коллектива – присутствуют абсолютно все сотрудники детского клуба;

совещание – собирается небольшая группа сотрудников для обсуждения какого-либо вопроса (например, вы приглашаете тех педагогов и администраторов, которые будут принимать участие в подготовке и проведении новогодних утренников в клубе);

мини-совещание – собирается несколько человек, чаще всего работающих на одних должностях, для решения конкретной проблемы (например, это могут быть мини-совещания администраторов клуба для обсуждения вопроса поддержания чистоты в холле в течение дня или для знакомства с новой формой электронной отчетности).

Первый вопрос, который нужно решить, – периодичность проведения собраний. Здесь все просто и логично. Чем меньше коллектив, тем чаще проводятся общие собрания (то есть собрания всего коллектива). Чем коллектив больше, тем реже проводятся собрания со всеми работниками. На мой взгляд, если сотрудников в детском клубе более 15 человек, то общих собраний за год должно быть не более четырех:

первое собрание – накануне учебного года в августе или самом начале сентября;

второе собрание – в начале декабря;

третье собрание – март – начало апреля;

четвертое собрание – конец мая.

Этого количества собраний достаточно для обсуждения командой клуба тех вопросов, которые действительно требуют совместного решения. Сутью любого собрания является возможность коллективной работы над поставленными задачами и возникающими проблемами в рамках движения к общей цели. Плохо, когда собрания проводятся формально. В этом случае люди, которые их посещают, считают, что зря потратили время. В работе детского клуба нельзя допускать формализма. В ваших силах все устроить так, чтобы любое действие осуществлялось осознанно и имело смысл. Я бывала на таких совещаниях, когда руководитель что-то зачитывал по бумажке, а все собравшиеся поглядывали на часы и друг на друга, ожидая, когда все это закончится. Я всегда думаю в таких случаях: неужели руководителям не жаль своего времени? Разве нельзя убрать подготовленный черновик и сказать что-то своими словами, от души? Или сказать нечего? Если сказать нечего, то собрание проводить не стоит. Каждый член коллектива, будь то администратор или уборщица клуба, должен понимать, зачем он пришел на собрание и потратил свое время.