Книга Ментальные карты для бизнеса - Алексей Рязанцев

2.3. Протокол проведения собрания

2.3.1. Утвердить форму

2.3.2. Заполняет секретарь

3. Ежемесячные планерки

3.1. Цель, время, участники, документы

Порядок проведения ежемесячной планерки определяется руководителем компании.

Цель:

✓ проконтролировать выполнение планов продаж; утвердить новые планы продаж совместно с коммерческим и исполнительным директором;

✓ определить бюджет на месяц и график платежей;

✓ подвести итоги по продажам предыдущего месяца;

✓ сплотить команду, наградить победителей, провести мотивирующие встречи;

✓ мотивация: внедрить новые KPI, бонусы, а также нематериальную мотивацию;

✓ наметить мероприятия по стратегическому развитию;

✓ наметить мероприятия по маркетингу и рекламе;

✓ бюджетирование, график платежей;

✓ подведение итогов.

Когда:

Первый вторник месяца.

Кто проводит:

Исполнительный директор или (при отсутствии) руководитель компании.

Кто присутствует:

✓ Руководитель компании;

✓ Исполнительный директор (менеджер по развитию);

✓ Финансовый директор (главный бухгалтер);

✓ Менеджеры по продажам;

✓ Технолог;

✓ Руководитель отдела логистики.

Обязательные документы:

Все отчеты предоставляются в распечатанном виде.

Предоставляет бухгалтер:

✓ Отчет по продажам за месяц.

Руководитель отдела продаж:

✓ Отчет по продажам по каждому менеджеру (сводный за месяц).

Технолог:

✓ Статистика по рекламациям, относительно прошлых месяцев.

Имеет при себе каждый участник:

✓ список вопросов и текущих проблем от каждого участника;

✓ ежедневник для записи заданий и принятых решений;

✓ 1–2 идеи, как улучшить процессы в компании, как продавать больше, как улучшить сервис.

Перед началом собрания исполнительный директор или руководитель компании контролирует наличие обязательных документов.

3.2. Порядок проведения

Цель:

✓ проконтролировать выполнение планов продаж;

✓ утвердить новые планы продаж совместно с коммерческим и исполнительным директором;

✓ определить бюджет на месяц и график платежей;

✓ подвести итоги по продажам предыдущего месяца;

✓ сплотить команду, наградить победителей, провести мотивирующие встречи;

✓ мотивация: внедрить новые KPI, Бонусы, а также не материальную мотивацию;

✓ наметить мероприятия по стратегическому развитию;

✓ наметить мероприятия по маркетингу и рекламе;

✓ бюджетирование, график платежей;

✓ подведение итогов.

Кто присутствует:

✓ Руководитель компании;

✓ Исполнительный директор (Менеджер по развитию);

✓ Финансовый директор (главный бухгалтер);

✓ Менеджеры по продажам;

✓ Технолог;

✓ Руководитель отдела логистики.

Руководитель компании:

Высказывает свое мнение по прошлому месяцу, определяет направления развития компании, доносит мнение учредителей. Обсуждает важные вопросы на свой взгляд. Ставит задачи, сроки выполнения (дедлайны) и назначает ответственных.

Финансовый директор (главный бухгалтер):

На стол кладется сводный отчет по объему продаж за месяц,% прибыли, отчет о расходах, отчет о кредиторской и дебиторской задолженности + сравнение с задолженностью за прошлый месяц.

✓ Дебиторская задолженность более 6 месяцев.

✓ Какие мероприятия можно провести, чтобы снизить расходы.

Отдел продаж:

На стол кладутся сводный Отчет по менеджерам, Отчет по продажам, Отчет по активности, данные по конверсии.

✓ Определяется возможность развития новых каналов сбыта;

✓ определяется возможность производства новых продуктов, на основании спроса;

✓ каналы привлечения клиентов в процентном соотношении от объема продаж с клиентов на каждый канал (15 % контекстная реклама, 55 % холодные звонки, 20 % реактивация, 10 % рекомендации);

✓ количество новых клиентов за месяц (Отдел Активных продаж);

✓ количество развитых клиентов, которые перешли из категории С в В и из В в А (Клиентский отдел);

✓ какое количество постоянных клиентов, количество клиентов категории А, В и С (Клиентский отдел);

✓ количество реактивированных клиентов и их объем продаж за месяц. (Отдел активных продаж);

✓ анализ конкурентов: цены, продукты, специальные предложения (offers);

✓ какие мероприятия проводились по развитию отдела продаж: книги, тренинги, курсы и тд. Что внедрили? Как повлияло на продажи?

Технолог:

На стол кладется статистика по рекламациям и анкеты обратной связи с отрицательными отзывами.

✓ Определяется причина появления отрицательного отзыва, устанавливается ответственный и определяется мера воздействия;

✓ контролируются расходы на рекламацию.

Имеет при себе каждый участник:

✓ список вопросов и текущих проблем от каждого участника;

✓ ежедневник для записи заданий и принятых решений;

✓ 1–2 идеи как улучшить процессы в компании, как продавать больше, как улучшить сервис.

Перед началом собрания исполнительный директор или руководитель компании контролирует наличие обязательных документов.

3.3. Протокол проведения собрания

3.3.1. Утвердить форму

3.3.2. Заполняет секретарь

Задания в конце главы

1. Разработать регламент на проведение ежемесячный совещаний.