Книга Менеджмент на скорость - Кира Игоревна Захарова

То же самое можно сказать о рестандартизации. Здесь аналогично нужно лишь организовать переписку и адаптировать стандарты – в результате работа с ними станет удобнее. Но ценность и срочность этой задачи существенно ниже, чем в верхних двух квадратах.

И квадрат D. Здесь расположены цели, не имеющие приоритета из-за своей высокой стоимости и низкой ценности.

Идея внедрить кейтеринг (ресторанное обслуживание выездных мероприятий) сама по себе очень интересна. Но, учитывая высокую стоимость проекта и неочевидную ценность для общей стратегии нашего бизнеса, мы понимаем, что сейчас для его внедрения не самое подходящее время.

Аттестация персонала также требует привлечения существенных ресурсов. Здесь необходимо задействовать всю команду отеля плюс дополнительно привлечь специалистов, которые будут проводить аттестацию. Это и деньги, и время.

Автоматизация документооборота – очень удобное решение, и эта задача стоит перед нами давно. Но программное обеспечение стоит дорого, а результат от его внедрения несопоставим с инвестициями. Поэтому пока предпочтительнее немного подождать.

Это вовсе не значит, что задачи из квадрата D снимаются совсем. Мы их лишь откладываем до момента, когда изменятся условия. То есть либо снизится стоимость реализации задачи, либо повысится ее ценность для отеля.

Как вы видите, матрица существенно помогает нам грамотно распределять имеющиеся ресурсы, а соответственно, с наименьшими затратами и самыми прямыми путями двигаться к реализации своих целей.

Дорожные карты

Пришло время «приземлить» цели: сделать их наглядными, понятными для команды, внутренних и внешних клиентов. С этим отлично справляются так называемые дорожные карты – наглядный пошаговый план достижения целей, включающий элементы контроля.

Дорожные карты помогут:

• донести видение стратегии до команды и связать ее с конкретными тактическими шагами;

• взаимоувязать цели различных структурных подразделений;

• оценить имеющиеся и необходимые ресурсы;

• определить сроки исполнения задач;

• усилить координацию действий;

• увидеть вероятные сценарии, пути развития и их рентабельность;

• определить пробелы в планировании;

• распределить время и ресурсы самым разумным и рациональным образом;

• сделать коммуникацию и обмен информацией проще и прозрачней;

• ускорять и мотивировать – команда видит не только общую цель, но и владеет планом ее развития.

Принципы картирования будут зависеть от типа бизнеса, организационной структуры компании, гибкости управленческой модели и многих других факторов.

Это могут быть краткосрочные карты: на месяц или квартал для agile[5]-команд. Или долгосрочные: на три года – пять лет для карт отраслевого развития.

Карты могут быть ориентированы на потребности клиента или на достижение финансовых показателей. Могут быть кросс-функциональными или последовательными, гибкими или жесткими. Пожалуй, тема достойна отдельной книги.

В этой главе мы рассмотрим лишь первый уровень – фундамент, на котором цель будет превращаться в результат.

Здесь – три простых шага и работающих инструмента, которые помогут руководителю в планировании и контроле.

Шаг 1. Структурная декомпозиция целей

Первые шаги к декомпозиции мы сделали еще на этапе определения цели, когда разрабатывали способы ее достижения. На этом мы повторно их изучаем и анализируем, для того чтобы разбить цель на взаимосвязанные задачи, а те, в свою очередь, на действия, которые будут распределены между ответственными исполнителями.

Для руководителя достаточно определить первые три уровня. Не больше. Последний уровень должен отвечать на вопрос «что делать?». Это позволит руководителю держать под контролем общую цель, видеть ближайшие к ней задачи, правильно фокусироваться и не сваливаться в «микроменеджмент».

Общее количество уровней декомпозиции может быть неограниченно. В больших проектах возможно от 6 до 10.

Принцип декомпозиции зависит от непосредственной цели и структуры бизнеса. Строить дерево целей можно по функциональному, территориальному, продуктовому признаку, по ресурсам, рискам и зонам ответственности. Главное, чтобы цели нижнего уровня обеспечивали достижение предыдущего.

ИСТОРИЯ О ТОМ, КАК МЫ ВНЕДРИЛИ «ДИСТАНЦИОНКУ» ЗАДОЛГО ДО «КАРАНТИНА»

Это реальная история из жизни «Президент-Отеля», в котором мы однажды задумали создать систему дистанционного обучения для сотрудников.

Дабы внедрить систему дистанционного обучения, нам понадобилось решить несколько задач:

• определить, какой результат мы хотим видеть;

• разработать концепцию;

• выбрать и купить программное обеспечение;

• создать тренинги и обучающие курсы;

• подготовить нормативную базу;

• протестировать систему;

• внедрить ее.

Это задачи первого уровня. Следующий уровень – определить конкретные действия, необходимые для достижения результата. Чтобы создать курс, мы должны были выбрать актуальную тему, создать модель, подготовить материалы, тесты и выгрузить всё на цифровую платформу.

В этом кейсе для эффективного контроля руководителем достаточно первого и второго уровня. Далее HR-директор совместно с командой проекта продолжат декомпозицию.

К примеру, для того чтобы провести закупку программного обеспечения, необходимо:

• составить техническое задание;

• запросить коммерческие предложения;

• провести закупочные процедуры;

• заключить договор.

Шаг 2. Диаграмма связей и результатов

Разработанную структурную декомпозицию целей превращаем в диаграмму связей результатов, привязанную ко времени.

Здесь мы наблюдаем, как все задачи связаны друг с другом. Некоторые могут выполняться параллельно, а некоторые – последовательно.

На диаграмме видно, что покупать программное обеспечение можно сразу после определения концепции, а окончательное внедрение возможно не раньше, чем будет готова нормативная база.

Шаг 3. Превращение задач в контрольные точки

Контрольные точки в нашей дорожной карте – это сигнальные флажки, вехи на пути к цели.