Книга Эффективные письменные деловые коммуникации - Брайен А. Гарнер

Неправильно

Резюме

Предложение об изменении оператора мобильной связи должно быть отклонено. По приведенным ниже причинам в случае принятия предложения компании не будет предоставлено качественное обслуживание.

Правильно

Резюме

В прошлом году мы приняли корпоративную политику обеспечения руководящего состава компании и торговых представителей сотовыми телефонами, что обходится нам в 58 тысяч долларов в год (включая оплату мобильной связи согласно тарифным планам). Компания Persephone предложила нам перейти на ее тарифный план, при этом наши расходы составят 37 тысяч долларов в год. Комитет, которому было поручено рассмотреть данное предложение, рекомендует его отклонить по трем причинам.

1. Новые тарифные планы отличаются значительно меньшим охватом Европы и Азии, поэтому наши международные торговые представители могут упустить важные возможности.

2. Наш текущий мобильный оператор постоянно проявлял готовность идти нам навстречу и адаптировал свои услуги в соответствии с нашими потребностями.

3. Экономия в 21 тысячу долларов кажется не столь привлекательной, если принять во внимание потенциальные издержки (даже один сорванный звонок может привести к гораздо более значительным финансовым потерям).

Чем второй вариант лучше первого? Он доступен для понимания любого, кто его читает, в любое время. Первый же вариант, наоборот, предполагает знакомство читающего с предметом: он понятен лишь для хорошо осведомленных людей и лишь в течение ограниченного промежутка времени. По этой причине он не вызывает доверия, в отличие от второго примера, содержащего конкретные детали.

Вы испытываете сложности при попытке определить, сколько подробностей включать в свое резюме, чтобы оно было понятным и полезным? Составьте описательный план документа – кратко изложите каждый абзац или раздел одним предложением, в котором содержатся ответы на вопросы: кто? что? когда? где? почему? и как? – и попытайтесь, опираясь на этот план, написать резюме всего текста. Ориентируйтесь прежде всего на потребности адресатов. Какие вопросы у них возникнут, когда они откроют ваш документ? Представьте краткие, но конкретные ответы на эти вопросы. Это позволит читающим убедиться, что информация, содержащаяся в документе, для них интересна.

Будьте кратки – но не слишком

При составлении резюме люди часто полагают, что чем оно короче – тем лучше. Однако краткость без содержания бесполезна. Никогда не говорите больше, чем требует ситуация, но при этом никогда не говорите меньше, чем нужно. Взгляните на свое резюме с точки зрения читателя: включите туда столько информации, сколько необходимо, чтобы ввести людей в курс дела. Рассматривайте резюме как краткое содержание своего документа. Хотя второй пример и длиннее, он передает всю суть сообщения. И там нет ни одного лишнего слова, о чем мы подробнее поговорим в следующей главе.

РЕЗЮМЕ

• Помещайте резюме, содержащее наиболее важную информацию, в начало документа.

• Обобщайте содержание каждого раздела в одном предложении, которое отвечает на шесть ключевых вопросов (кто? что? когда? где? почему? как?), и используйте полученные предложения для составления резюме всего текста.

• Включайте в резюме лишь ту информацию, которая необходима получателю сообщения для понимания сути дела, – не больше и не меньше.

Глава 10

Не будьте многословны

Постарайтесь сделать так, чтобы каждое ваше слово несло в себе смысл. Если вы хотите сказать «до…», не говорите и не пишите «прежде чем…», и уж тем более «до того момента как…».

Хотя «прежде чем…» – допустимый с точки зрения лингвистики вариант, который нам предлагает словарь, это неудачный выбор. Никогда не используйте два слова вместо одного, три вместо двух и т. д. Лишние слова легко написать, но они усложняют понимание написанного. Разумеется, придерживайтесь языковых норм. Стремясь к максимальному сокращению текста, не стоит слишком увлекаться и выбрасывать уточняющие слова, но при этом необходимо избавиться от тех слов, которые не несут никакой смысловой нагрузки. Таким образом, вы сэкономите время и силы читающего ваш текст человека, а ваши идеи будут доступны для понимания и применения.

Многословие может проявляться по-разному, начиная от невнятных утверждений и заканчивая пространными выражениями, которые можно заменить более короткими. Но в любом случае быть многословным одинаково плохо. Давайте рассмотрим следующие примеры.

Безжалостно убирайте слова из своего первого черновика, до тех пор пока вы останетесь в рамках правильного, доступного для понимания русского языка. Не сокращайте текст до такой степени, чтобы язык казался куцым и неестественным.

Еще один полезный прием – уход от громоздких выражений вроде «с тем чтобы…» или «исходя из этого…». Иногда вы встретите формулировки и похуже:

в этой связи может быть отмечено, что…

важно не забывать принимать во внимание, что…

вызывает интерес то, что…

невозможно не отметить, что…

стоит особо подчеркнуть, что…

не стоит забывать о том, что…

Старайтесь избегать всех этих выражений – не говоря, что «нечего и говорить о том, что…»

РЕЗЮМЕ

• Никогда не используйте больше слов, чем необходимо: если вы можете выразить что-то двумя словами вместо трех, так и поступайте – до тех пор пока полученный текст не будет читаться естественно.

• Избегайте многословия, которое ничего не добавляет к смыслу вашего текста.

Глава 11

Избегайте профессионального жаргона

Очень важно писать на понятном языке – выражайте мысли как человек, а не официальное учреждение. Однако это не так-то просто, особенно если вы работаете с теми, кто привык употреблять модные словечки из делового жаргона, – развитие этого навыка потребует длительной практики.

Иногда эти слова используют, чтобы продемонстрировать профессионализм и дать понять, что автор письма «в теме». Возможно, этих людей научили, что хорошая письменная коммуникация должна быть максимально официальной, поэтому они становятся чрезмерно чопорными, когда садятся за клавиатуру или берут в руки ручку и начинают нанизывать друг на друга клише.

Требуется опыт для того, чтобы привести вашу письменную речь в соответствие с устной и чтобы отшлифовать ее до такой степени, чтобы никто не заметил «шлифовки».