Книга Этикет делового письма - Олег Давтян

3. Текст письма

Основные требования к его оформлению состоят в следующем:

✓ Как правило, деловое письмо должно касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата. Обычно оно состоит из трех частей: в первой части излагаются причины, по которым автор обращается с данным письмом. При этом могут быть приведены ссылки на документы, которые явились основанием для письма. Если это не первое письмо к партнеру, то его можно начать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо. Тем самым подтверждается продолжение диалога и его дальнейшее развитие.

✓ Во второй части излагаются выводы, сделанные на основе констатации фактов, о которых идет речь в первой части. Третья часть – это собственно то, ради чего написан данный документ, то есть содержащая просьбы, предложения, предостережения, напоминания и пр. Каждая из частей начинается с отдельного абзаца.

✓ Если письмо оформлено на личном бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. В конце письма, в левом нижнем углу пишется имя и фамилия исполнителя с указанием контактного телефона.

✓ Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается после подписи: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.

4. Комплимент

Обычно пишут «С уважением», однако могут употребляться и другие формы, зависящие от степени знакомства с адресатом или же от других обстоятельств, например: «Искренне Ваш», «С наилучшими пожеланиями», «С благодарностью» и т. п. Комплимент может быть написан автором письма от руки.

5. Подпись

Указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.

Что касается стилистики письма, то оно должно быть максимально деловым. Ряд методических пособий предписывают определенный стиль таких писем и формируют несколько «НЕТ» при их составлении: «нет» – сокращениям, «нет» – длинным письмам, более чем на одну страницу, «нет» – просторечиям и разговорным выражениям, «нет» – исправлениям и зачеркиваниям, «нет» – нарушению правил форматирования, «нет» – орфографическим и синтаксическим ошибкам, «нет» – излишней эмоциональности.

Предостережение о том, чтобы избегать в письмах излишней эмоциональности (употребления слов, обладающих ярко выраженной эмоциональной окраской, слов с уменьшительно-ласкательными суффиксами, междометий и т. п.), продиктовано тем, что информация, содержащаяся в тексте делового письма, является официальной по своему характеру. Однако если принять во внимание, что большинство документов призвано заинтересовать адресата, побудить действовать его в нужном автору направлении, то в письме должно найтись место и для эмоций, но они должны проявляться не в языке письма, а в его содержании.

Глава IV

«Домашние заготовки»

Эпистолярному жанру, как и всем другим формам человеческого общения, присущи стандарты, помогающие быстро найти подходящее слово или словосочетание. Использование готовых конструкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация делового письма значительно повышает эффективность переписки, заметно облегчает его восприятие, что способствует оптимизации документооборота в целом. К стандартным формулам относятся устойчивые обороты речи и часто употребляемые синтаксические конструкции.

Устойчивые обороты речи

✓ наилучший результат,

✓ наименее сложный,

✓ произвести проверку,

✓ создать необходимые условия,

✓ руководство компании считает возможным,

✓ организация не возражает,

✓ оптимальное решение,

✓ вероятные сроки,

✓ подтвердить получение,

✓ сообщить данные,

✓ подготовить к отправке,

✓ в сложившихся обстоятельствах,

✓ в дополнение к полученной информации,

✓ в присутствии официальных лиц,

✓ с участием вышеназванных лиц,

✓ нанести визит,

✓ при прочих равных условиях,

✓ в связи с тем, что…

✓ несмотря на неоднократные предупреждения.

Готовые синтаксические конструкции

✓ доводим до вашего сведения,

✓ напоминаем, что…,

✓ просим + инфинитив,

✓ направляем (гарантируем) + дополнение в винительном падеже.

Всегда следует помнить о синтаксических особенностях построения сочетаний. Так, большинство слов в письменной речи употребляется только с одним словом или же с ограниченной группой слов.

Например:

✓ благодарность объявляется,

✓ дипломаты аккредитуются,

✓ должностные оклады устанавливаются,

✓ договоренность достигается,

✓ задолженность погашается,

✓ кредит выдается,

✓ контроль возлагается,

✓ нота вручается,

✓ оплата гарантируется (производится),

✓ приказ издается,

✓ претензия предъявляется,

✓ платеж производится,

✓ счет выставляется,

✓ ущерб компенсируется,

✓ цена устанавливается,

✓ экзекватура выдается, и т. д.

А вот часто употребляемые словосочетания:

✓ аргументы – убедительные,

✓ доводы – веские,

✓ расчеты – окончательные,

✓ рентабельность – низкая,

✓ сотрудничество – взаимовыгодное,

✓ цены – высокие, и т. д.

К нормам делового стиля также относят и унификации грамматической структуры, причем выбранный вариант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста. Например, в тексте приказа каждый пункт должен начинаться с указания адресата в дательном падеже – «кому», а затем – «что исполнить». Например, начальнику Управления внешних связей Иванову внести предложения по оптимизации структуры и сокращению кадрового состава.